Структурные подразделения

Самолетова Елена Сергеевна
Заведующая сектором

тел. (342-66) 3-13-73
e-mail essamoletova@oktyabrskiy.permkrai.ru

1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

Сектор канцелярии (далее - сектор) является структурным подразделением Администрации Октябрьского муниципального района  без образования юридического лица и выполняет возложенные на него задачи в соответствии с настоящим положением.

     2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧ 

       2.1. Основными целями  сектора являются:

-документационное обеспечение деятельности главы Октябрьского муниципального  района и  аппарата администрации Октябрьского муниципального района, организация, контроль и реализация работы с документами;

- регистрация всех форм обращений граждан в администрацию района, организация контроля за сроками и качеством их рассмотрения и разрешения, подготовка и обобщение информации о количестве, характере поступления обращений граждан, анализ результатов работы по их разрешению;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции, направление на исполнение поступивших документов, осуществление контроля  за состоянием делопроизводства в администрации района в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации района;

- обеспечение работы приемной главы Октябрьского муниципального района,  первого заместителя главы района.
     2.2. Исходя из целей, отдел решает следующие основные задачи:
        2.2.1. обеспечение документирования
организационно - распорядительной деятельности главы Октябрьского муниципального  района в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления государственными стандартами (ГОСТ Р 6.30-2003), совершенствование документационно - информационного обеспечения деятельности главы Октябрьского муниципального  района;

       2.2.2. организация ведения   архива  в   соответствии   с  правилами  работы ведомственных архивов, обеспечения подготовки к передаче на государственное хранение документов аппарата администрации района;

       2.2.3. направление в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Пермского края, автоматизированные справочные правовые системы «Консультант плюс», «Гарант» нормативно- правовых актов главы Октябрьского муниципального района;

        2.2.4. обучение ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации района, повышение квалификации и консультирование работников по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

     3. ФУНКЦИИ

       3.1. По обеспечению документирования организационно - распорядительной деятельности , взаимодействию с законодательным органом:

        3.1.1. разрабатывает требования к подготовке и оформлению проектов документов главы Октябрьского муниципального района, осуществляет контроль за их соблюдением;

        3.1.2. осуществляет редактирование проектов документов главы Октябрьского муниципального района, осуществляет изготовление проектов документов и подлинников документов;

        3.1.3.принимает, регистрирует и направляет в установленные сроки проекты нормативно- правовых актов   структурных подразделений администрации
района  в Земское  Собрание района для рассмотрения и принятия решений; 

        3.1.4. готовит и направляет на опубликование в газету «Вперед» нормативно- правовые акты главы района, решения Земского Собрания Октябрьского муниципального района, подлежащие публикации в установленные сроки;

        3.1.5.готовит и направляет для публикования  на официальном сайте администрации Октябрьского муниципального района  нормативно - правовые акты главы района, решения Земского Собрания Октябрьского муниципального района, подлежащие публикации;

        3.1.6. осуществляет   отбор     и     своевременное     предоставление     копий нормативных правовых актов главы Октябрьского муниципального района  в Регистр муниципальных нормативных правовых актов Пермского края, автоматизированные справочные правовые системы «Консультант плюс», «Гарант».

     3.2. По обеспечению организации работы с документами в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003:

        3.2.1. осуществляет прием, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, направление на исполнение поступивших документов, осуществляет контроль  за состоянием делопроизводства в администрации района в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации района;

        3.2.2. внедряет бланки документов, контролирует их изготовление, обеспечивает учет бланков, использование строго по назначению. Разрабатывает образцы печатей и штампов, осуществляет контроль,  за их применением;

        3.2.3. доводит до сведения постановления и распоряжения главы Октябрьского муниципального  района, выдает копии принятых документов заинтересованным должностным лицам учреждений, предприятий и гражданам;

        3.2.4. ведет картотеки постановлений и распоряжений главы Октябрьского муниципального района, в том числе и в
электронном варианте;

       3.2.5. ведет справочно - информационную работу по документам в целях оперативного использования документной информации;

       3.2.6. осуществляет учет объема документооборота;

       3.2.7. обобщает сведения о состоянии контроля за сроками исполнения документов, направленных для исполнения главой
Октябрьского муниципального района и его заместителями;

       3.2.8. обеспечивает единый порядок и контроль за работой с документами в структурных подразделениях администрации
района;

       3.2.9. осуществляет печатание документов, копирование, тиражирование документов в соответствии с Инструкцией
по делопроизводству.

     3.3. По обеспечению подготовки к передаче на государственное хранение документов сектор канцелярии администрации района:

        3.3.1. производит учет и хранение нормативных актов правительства Пермского края и Законодательного Собрания
Пермского края;

     3.4. По совершенствованию документационно - информационного обеспечения:

        3.4.1. разрабатывает, внедряет нормативные и методические документы по совершенствованию документационно - информационного
обеспечения деятельности администрации района  по работе с документами, в том числе с обращениями граждан в администрацию района;  

3.4.2. систематически проводит анализ качества составления и оформления документов структурными подразделениями администрации и прохождения, вносит
предложения по повышению качества и улучшению работы, разрабатывает и реализует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы.

             3.5. По обучению ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, повышению квалификации и консультированию работников администрации района по вопросам, относящимся к компетенции сектора:

        - организует обучение ответственных за делопроизводство в администрации района в соответствии с планами, а также индивидуально, повышение квалификации работников аппарата и структурных подразделений по вопросам документационного обеспечения, проводит инструктажи, консультирует работников по вопросам подготовки документов, организации работы с ними, использования автоматизированных технологий, оказывает необходимую методическую помощь.

     3.6. По организации работы с обращениями граждан:

        3.6.1. организует прием граждан, дает необходимые разъяснения по существу поднимаемых вопросов, оказывает возможное содействие в разрешении просьб обратившихся, отслеживает  их оперативное прохождение в администрации района;

        3.6.2. принимает и анализирует письменные обращения граждан, обращения граждан по телефону;

        3.6.3. осуществляет автоматизированную регистрацию всех форм обращений граждан, в том числе поступивших на встречах с населением. Направляет их на рассмотрение главе Октябрьского муниципального района;

        3.6.4. в соответствии с резолюциями ставит на контроль обращения граждан, своевременно направляет исполнителям, контролирует установленные сроки и качество разрешения обращений граждан;

        3.6.5. проверяет состояние дел по работе с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации района;

        3.6.6. готовит отчеты о поступлении обращений граждан и результатах их рассмотрения, анализирует статистику, представляет анализ главе района, готовит предложения о поощрении и наказании работников администрации района по итогам работы с обращениями граждан;

        3.6.7. инициирует и готовит проведение совещаний по результатам работы с обращениями граждан;

        3.6.8. выполняет работу по формированию, оформлению дел, их хранению в соответствии с нормативными документами;

        3.6.9. производить отметки о прибытии и убытии в командировочных удостоверениях сотрудников администрации района и
сторонних лиц.